O que é um Feedback Efetivo e o que ele pode fazer pela sua carreira

Saber pedir, dar e receber feedbacks é uma habilidade essencial para quem deseja trabalhar em empresas ágeis

Se você trabalha em um ambiente ágil de TI, provavelmente está ciente de que feedback é uma habilidade vital. A comunicação eficaz com colegas e clientes melhora o fluxo de trabalho, a dinâmica e os processos do time, além de permitir que cada pessoa alcance seus objetivos, dando o próximo passo na construção de carreira.

Se você ainda não se inseriu nesse contexto, vamos começar agora! O feedback pode ser uma fonte poderosa de informações cruciais para chegar onde você deseja o mais rápido possível. Então, vamos lá.

Disclaimer: venho de um ambiente de consultoria de TI de alto desempenho, onde a cultura de feedback já está consolidada e bem desenvolvida. Compartilharei como absorvi diversas técnicas reconhecidas de feedback e as adaptei para encaixar na minha maneira particular de comunicação com meu time, líderes e stakeholders. É uma habilidade essencial para quem deseja trabalhar em empresas ágeis de última geração, então aqui vão meus 50 centavos sobre feedback efetivo.

 

INTRODUÇÃO AO FEEDBACK

Feedback versus Feedback Efetivo

A primeira coisa que precisamos entender sobre o feedback é: existem técnicas envolvidas em dar e receber um feedback bem-sucedido. Quando você dá feedback sobre o desempenho dos esforços para alcançar a meta, você está apenas oferecendo uma atualização sobre as coisas que estão acontecendo.

O que faz um feedback brilhar é fornecer informações específicas sobre as ações tomadas para alcançar um objetivo determinado, acordado e nítido. É isso que gera um feedback eficaz e bem-sucedido, porque as pessoas podem fazer algo a respeito para melhorar na próxima rodada.

Tipos de Feedback

Existem dois tipos de feedback: positivo e construtivo. Ambos são valiosos. Não acredito que um seja mais importante que o outro, pois, na minha experiência, eles têm papéis igualmente relevantes em minha carreira.

O feedback positivo se concentra nos bons aspectos do comportamento e das habilidades de uma pessoa, e seu objetivo é reconhecer algo que alguém faz bem e consolidar isso como algo admirável ou inspirador. Trata-se de reconhecer a grandeza como uma conquista diária. Outras pessoas podem sentir-se encorajadas a aprender essas habilidades quando percebem o impacto positivo que essa qualidade traz para a carreira e quão próximo leva para alcançar seus objetivos. Isso pode criar novos relacionamentos e conexões entre colegas, já que o time pode “botar a mão na massa” durante o processo de aprendizado, encorajando pareamento e colaboração. Receber comentários positivos sobre performance pode melhorar a confiança do time e mantê-lo motivado, sentindo-se apreciado pelo trabalho que faz.

Esteja ciente: não se trata de bajular as pessoas para que você possa avançar; trata-se de reconhecer sinceramente algo que é valioso para a equipe e deve ser incentivado.

O feedback construtivo indica comportamentos para trabalhar e melhorar, e seu objetivo é conscientizar as pessoas sobre áreas de melhoria que elas podem não ter visto sozinhas. Trata-se de informá-las onde estão aquém e, principalmente, como elas podem agir para impedir que isso aconteça novamente. O feedback construtivo pode fornecer o conhecimento e as ferramentas necessárias para fazer mudanças positivas reais, dando-lhes ações viáveis ​​para serem bem-sucedidas onde falharam no passado. Essa é a parte mais crucial de construção de carreira, pois geralmente se trata da sua capacidade de responder a mudanças ou ao inesperado. Como você lida com uma barreira? O que você pode fazer para superar esse obstáculo? Você precisa ouvir e aprender para crescer. Essa deve ser a principal preocupação de líderes, uma vez que é preciso usar a visão macro para aumentar a conscientização de como as pessoas podem crescer na carreira para formar uma equipe de excelência.

Algumas pessoas chamam de feedback negativo, mas um bom feedback de melhoria deve ser sempre construtivo, permitindo que quem está recebendo o feedback aprenda com isso, não apenas se sinta mal com os comentários. Nunca deve ser pessoal; trata-se de como e o que precisamos fazer para alcançar melhor nossos objetivos.

ESSENCIAIS DO FEEDBACK EFETIVO: PEDIR, DAR E RECEBER INSIGHTS

Temos três papéis na dinâmica do feedback: quem solicita, quem dá e quem recebe. Para todos os papéis, a chave é preparação. Feedback não se resume apenas a obter ou transmitir informações, também é essencial pensar sobre que tipo de informação você deseja obter ou transmitir e como realizar essas ações da melhor maneira possível. Outra coisa que precisamos considerar é fornecer informações acionáveis, avaliando se é uma solicitação de melhoria atingível. É por isso que precisamos nos preparar para este momento. Então, vamos planejar com antecedência!

Pedindo Feedback

Toda vez que você faz algo, é uma oportunidade de pedir feedback. Sim, estou falando sério! Não espere um grande evento ou conquista para pedir feedback. Se você parear com alguém por 1 hora, é uma oportunidade com a qual você pode aprender. Se você facilitar uma dinâmica de time, peça às pessoas que participaram que deem suas contribuições no final. Pense ágil: quanto mais rápido você cometer erros e validar hipóteses, mais rápido obterá uma ótima solução. Para feedback, é exatamente igual. Peça feedback regularmente para que você possa estar ciente de quais são seus pontos fortes e fracos constantemente. Você pode melhorar um pouco iterativamente a cada pequeno ajuste, assim como ocorre no desenvolvimento de um software.

Pense no que você deseja saber com esse feedback. Você está procurando algo específico ou um ponto de vista mais amplo? Prepare perguntas para não se esquecer de nada e voltar sentindo que não conseguiu tudo o que precisava.

A quem você vai pedir feedback? Tente consultar pessoas que sejam referência nos assuntos que deseja receber feedback, pois elas provavelmente terão mais maturidade e conhecimento para fornecer informações valiosas e completas. Pense em quem dá feedback como stakeholders, essas pessoas possuem muito conhecimento sobre um determinado assunto e serão quem pode validar se você está no caminho certo.

• Dê tempo para prepararem feedback para você

É ótimo que você esteja procurando orientação, mas as pessoas precisam de tempo para processar seu pedido. Então, seja paciente! Se você tiver um prazo, informe-as e faça seu pedido com antecedência para que não seja preciso dar feedback às pressas, sem a preparação e consideração necessárias.

Se você está pedindo feedback para validar se conseguiu aprimorar um feedback construtivo recebido anteriormente, recomendo buscar várias perspectivas, pois apenas uma opinião pode não representar os fatos. Quanto mais pessoas validarem, maiores serão as chances de você melhorar em múltiplas esferas do mesmo tópico.

Acesse a checklist de como pedir feedback efetivamente. Espero que ajude!  (disponível somente em inglês).

Dando Feedback

Crédito da imagem: Laura Lemos

Vamos focar em dar feedback construtivo, pois dar feedback positivo geralmente acontece de forma natural, espontânea e sem dor de cabeça. Primeiramente: estar no lugar de dar feedback construtivo é, frequentemente, estar num lugar de desconforto. Muitas vezes é difícil achar a maneira correta de dizer o que queremos e acabamos desistindo, porque é mais fácil; não achamos que podemos falar; não queremos incomodar; não queremos nos expor; a lista de desculpas é longa. Porém, gostaria de compartilhar uma citação de Alicia Liu sobre esse assunto (tradução livre):

Não seja legal, seja gentil — Ser legal é ser conformado, agradar às outras pessoas. Ser legal é encobrir as dificuldades para evitar que as pessoas se sintam desconfortáveis. Ser legal pode até ser considerado egoísta — poupar-se do desconforto de fazer algo difícil e não dizer nada. Por outro lado, você não pode ser gentil ao não fazer nada. Ser gentil requer ação benevolente, e isso pode exigir ser desagradável. Dizer a alguém que está falhando é indiscutivelmente algo desconfortável de falar e desagradável de ouvir. Somar esse feedback com ajudar a entender porque e como superar esse desafio é um grande ato de gentileza.

Com isso em mente, vamos em frente. Quando estiver desempenhando o papel de dar feedback, prepare o que você vai dizer, pensando nas perguntas e temas solicitados, mas também em outras possíveis situações. Você notou algo inesperado ou novo? Existe algo que você gostou ou que a incomodou? Como foi a última sprint com essa pessoa? Anote tópicos para se lembrar de tudo.

Pense não apenas no que você vai dizer, mas também na melhor maneira de comunicar a informação, para que a pessoa possa entender e aprender com isso. Adapte sua linguagem para se adequar ao contexto dela. Se você estiver conversando com uma pessoa de negócios, tente usar um vocabulário e estilo de comunicação com os quais ela esteja mais familiarizada. Se conversar com alguém muito técnica, tente entrar nessa mentalidade. Comunicação deve ser sempre sobre falar a mesma língua e, se não totalmente possível, encontrar um meio termo com o qual todas as pessoas envolvidas se sintam à vontade para compreender a mensagem. Tente ser flexível na sua maneira de comunicar para poder alcançar um público mais amplo ou específico, dependendo das suas necessidades momentâneas.

Pense em todos os aspectos e experiência da comunicação. Dependendo de como você diz algo, as pessoas interpretam a mesma informação de maneiras muito diferentes. Tente usar isso a seu favor; caso contrário, pode agir contra você. Muitas falhas de comunicação podem ser evitadas se você pensar apropriadamente. Comunique de forma direta, mas não rude. E lembre-se: comunicação não é apenas sobre palavras, mas também linguagem corporal, expressões faciais, tom de voz, entonação, visualização etc.

Concentre-se mais em como você se sente e na sua própria experiência, ao invés de presumir que todo mundo olha para a mesma situação igual você. Não diga: isto está errado porque não é assim que as coisas são. Diga: é como me sinto com base nas minhas experiências anteriores. Dessa forma, você não anula outras experiências de vida e não parece arrogante. Se você optar por um caminho mais “preto e branco” (como certo ou errado), é essencial ter maneiras de comprovar seu argumento. Use dados, estudos, boas práticas ou até mesmo os valores, documentação, estatutos e políticas da sua empresa para apoiar sua reivindicação.

Algumas pessoas dizem que devemos começar com pontos positivos e depois passar para pontos construtivos. Mas sinto-me diferente, acredito que o mais importante é criar uma linha do tempo coesa, empática e lógica para dar feedback. Penso que feedback é muito baseado no contexto, por isso depende da situação, de como quem recebe responde ao feedback, do quão sensível é o assunto etc. Existem muitos fatores em jogo aqui, portanto, elabore como essa informação será mais fácil de processar. Às vezes vale a pena terminar numa nota positiva, às vezes não. Experimente e veja o que funciona melhor para você!

Percebeu como acabei de usar a técnica anterior aqui? Eu poderia ter dito: essas pessoas estão erradas, mas, em vez disso, escolhi falar sobre minha própria experiência e como me sinto em relação a isso.

Pense nas palavras ou frases que quem vai receber seu feedback pode tomar de forma severa e tente substituí-las. Por exemplo, dizer que não quero fazer algo é diferente de dizer que não vejo o objetivo de fazê-lo. Ou dizer que não acho importante fazer algo é diferente de dizer que não vejo aquilo como algo valioso para o time, projeto, usuários, clientes ou empresa. Todas as frases comunicam informações semelhantes, mas a última é mais apropriada para conversas relacionadas a trabalho e oferece a quem está ouvindo um motivo para seu ponto de vista. Também é um ótimo exercício para avaliar quão parcial ou imparcial você é em relação ao assunto em questão.

Dê exemplos do que você está falando, assim quem está ouvindo entende melhor onde e em quê está deixando a desejar. Exemplos nos ajudam a materializar e contextualizar os problemas no tempo e espaço, em vez de discutir sobre uma situação hipotética.

Mostre empatia! Se você passou por uma situação semelhante no passado, fale sobre isso explicando como foi capaz de superá-la e o que te trouxe de aprendizados. Caso contrário, tente se colocar neste lugar. Se você se sentir confortável, disponibilize-se para ajudar e ofereça conselhos sobre possíveis maneiras de lidar com a situação.

• Considere seus próprios vieses e pontos cegos

Lembre-se de que somos atravessadas pelos nossos vieses, pré-conceitos baseados em diferentes estereótipos e preferências que acumulamos ao longo da nossa jornada. Se você ama uma tecnologia específica, está sugerindo seu uso para o time porque pode realmente agregar valor ou porque você deseja trabalhar com o que mais te interessa? 

Quando estiver preparando feedback a alguém que faz parte de grupos marginalizados, pense se você se sentiria da mesma maneira se o feedback fosse direcionado a um homem branco, cisgênero, heterossexual, classe média/alta. Ainda é válido e aplicável? Pense no seu passado, analise situações semelhantes com outras pessoas para ver se isso te agradou ou incomodou também e como você lidou com isso. Todo mundo tem pontos cegos. Nós, como humanidade, precisamos aprimorar a maneira como percebemos outras e outros indivíduos, especialmente quem não é tão similiar a nós. Considere a cultura e o background (os aprendizados e experiências que ela teve) daquela pessoa, principalmente com relação a habilidades interpessoais.

Se não lhe solicitaram para dar feedback, mas acredita que precisa dar feedback a alguém, pergunte se essa pessoa deseja receber e dê tempo para que ela entre no estado de espírito adequado. Ela precisa se preparar tanto quanto você. No caso de um incidente, faça o mais rápido possível: avise a pessoa que precisa dar feedback e agende um horário que funcione para ambos. Não guarde seus comentários e espere para jogar no meio de uma discussão. Dê o feedback privadamente, não fale sobre assuntos sensíveis relacionados a uma única pessoa em uma reunião de grupo.

• Não espere que quem recebeu seu feedback aja imediatamente de acordo com ele.

Controle suas expectativas e lembre-se de que você tem sua própria perspectiva, assim como outras pessoas terão as delas. Muitas vezes não será possível concordar em tudo, o que faz sentido para você pode não fazer sentido para outra pessoa. Você fez seu trabalho, que era levar consciência. Agora não está mais em suas mãos. Desista da ideia de pressionar até obter submissão ou da necessidade de provar que seu ponto de vista é o correto.

Acesse a checklist de como dar feedback efetivamente (disponível somente em inglês). Se você quiser se aprofundar no assunto, confira o post de Alicia Liu (disponível somente em inglês). 

Você também pode se beneficiar de leituras sobre comunicação eficaz, como Conversas Cruciais ou How to Discuss What Matters Most (disponível somente em inglês). Caso se identifique com gênero feminino, talvez se interesse em ler Difficult Conversations Just for Women (disponível somente em inglês). Para colocar esse conhecimento em prática, recomendo este exercício.

Recebendo Feedback

Crédito da imagem: Laura Lemos

A regra de ouro para receber feedback é praticar a escuta ativa (confira também o conteúdo da Sprint sobre Comunicação não-violenta e escuta ativa). Sabe aquela famosa diferença entre ouvir e escutar? É sobre isso, pois esta habilidade exige que você, como ouvinte, se concentre totalmente, compreenda e lembre-se do que está sendo dito, ao invés de ouvir e esquecer. Você pode usar RASA, que significa Receber, Apreciar, Sumarizar e Perguntar. Não descarte prontamente um feedback enquanto estiver ouvindo; tente absorver, entender e refletir sobre ele. Às vezes, depois de um tempo, algo que não fazia sentido na época, faz sentido agora. Não tenha pressa.

Na palestra abaixo (disponível somente em inglês), William Ury, cofundador do Programa de Harvard em Negociação, explica como escutar é essencial, porém geralmente negligenciado. Suas histórias de conversas sinceras com presidentes e líderes empresariais nos fornecem lições impactantes, tais como entender o poder da mente humana ao se abrir.

• Prepare-se para coisas que você não quer ouvir.

Às vezes, temos uma expectativa ao pedir feedback, mas essa expectativa nem sempre será atendida. Não é papel de quem te dá feedback dizer o que você quer ouvir, mas sim oferecer uma perspectiva diferente da sua.

Dê abertura a coisas que você pode não estar ciente. Um dos principais objetivos de receber feedback é tomar consciência de algo que você não percebeu por causa de seus próprios pontos cegos, como eu disse anteriormente. Então, você pode se surpreender no momento, mas não se apavore e reaja como se estivesse numa montanha-russa emocional. Lembre-se de todo o processo de ouvir, entender, considerar, aprender e aplicar mudanças.

Às vezes, você irá receber feedback que não pediu. Esse é o momento ideal de exercitar escuta ativa e empatia, para que você possa se colocar no lugar de quem está te dando feedback e refletir com cuidado e atenção. Você pode não ter solicitado, mas ainda pode ser útil. Pense nisso!

• Alguns feedbacks são tendenciosos. Não deveriam ser, mas feedbacks vêm de pessoas e todo mundo tem seus próprios (pré)conceitos.

Alguns exemplos de feedback tendencioso são quando dizem que alguém deveria se vestir melhor, ou usar o cabelo de maneira diferente, ou ser uma pessoa menos direta e decisiva, porque isso faz com que ela pareça agressiva. Esses feedbacks geralmente têm base sexista ou racista, porque quase sempre são direcionados apenas para mulheres e pessoas negras. Portanto, é compreensível que quem recebe esse tipo de feedback fique com raiva ou emocionalmente instável. Ainda assim, no ambiente de trabalho não é permitido ter uma resposta reativa. Mesmo que você tenha o direito de se encontrar num estado de nervosismo, tente manter a calma e se recompor, pois as pessoas podem acreditar que você perdeu a razão se não reagir profissionalmente.

Se você acredita que recebeu feedback tendencioso, tente validar procurando perspectivas de outras pessoas. Quem mais estava presente ou teve contexto para fornecer informações sobre essa situação? Você conhece dados ou estudos que podem te ajudar a mostrar que o comentário foi inadequado? Encontre maneiras de se cercar de conhecimentos para tomar uma decisão informada. Se você tem informações suficientes, peça às pessoas que te apoiam que expressem suas opiniões e descubram juntas a melhor forma de direcionar o assunto para uma solução. Às vezes, precisamos dar feedback sobre outro “feedback”, acontece!

• Você não tem obrigação de agir em todos os feedbacks que recebe. É permitido que você descarte algo se não faz sentido para você.

Priorize os feedbacks recebidos para se concentrar no que é mais importante no momento, não tente resolver tudo de uma vez. Ninguém espera perfeição de você (ou de ninguém).

Demonstre apreço por todos os feedbacks. Agradeça pelo feedback, porque mesmo que você perceba que não faz sentido, você ainda teve a oportunidade de pensar sobre algo que, caso contrário, provavelmente não teria considerado. Aposto que aprendeu algo sobre você durante o processo. Aposto que aprendeu algo sobre quem te deu feedback, também.

Acesse a checklist de como receber feedback efetivamente (disponível somente em inglês). Se você quer se aprofundar no assunto, confira o livro Thanks for the Feedback (disponível somente em inglês).

A ESCADA DA INFERÊNCIA

A Escada da Inferência descreve o processo de pensamento pelo qual passamos, geralmente sem perceber, para passar de um fato a uma decisão ou ação. Nossas crenças têm um efeito significativo sobre como selecionamos a realidade e podem nos levar a ignorar os fatos completamente. Logo, estamos tirando conclusões precipitadas — perdendo fatos e pulando etapas no processo de raciocínio.

A animação de Trevor Maber explica o conceito da Escada da Inferência. O vídeo possui legendas em português.

Não caia na fantasia de quem dá e de quem recebe feedback. Quem dá feedback acredita que quem recebe agirá com base nos seus comentários e tudo ficará bem. Quem recebe acha que deve seguir todos os comentários, sejam relevantes ou não, e tudo ficará bem caso cumpra as instruções à risca. Mas a realidade é que quem recebe feedback não tem obrigação de agir de acordo com os comentários, se eles não são relevantes ou atingíveis. É por isso que é essencial levar feedback a sério e realmente considerar o que é valioso para as pessoas. É essencial que o feedback seja acionável e alcançável, como uma tarefa de sprint. Se não é viável, não vale a pena dar o feedback.

Se você é iniciante na cultura de feedback, não sinta ameaça ou desestímulo pela quantidade de coisas que precisamos considerar na construção de um feedback efetivo. Com o tempo, esse processo começa a se tornar menos doloroso, mais rápido e natural, como parte do dia a dia.