Receber uma nova pessoa no time é sempre desafiador. Veja dicas de como começar o onboarding, o que não deixar de fora, como organizar esse processo e o que compartilhar nesse primeiro momento

 

É sempre desafiador receber uma nova pessoa no time. Quando isso acontece, precisamos compreender como será a forma de trabalho com ela e prepará-la para a nossa rotina. A esse processo, damos o nome de onboarding. 

 

A palavra onboarding, traduzida do inglês, tem o significado de “embarcar”. Assim, o foco aqui é facilitar a socialização dessa nova pessoa da equipe e ajudá-la a compreender os processos, as metodologias e, inclusive, a cultura do time e da empresa. É importante que esse novo membro sinta que está embarcando junto nesse novo desafio e que é parte dele.

 

Na minha experiência com onboarding, notei que o processo tem que ser adaptativo e focado na pessoa e no seu aprendizado. Também compreendi que um processo pode funcionar com a pessoa X mas não com a pessoa Y — afinal, cada pessoa é única e, por isso, é importante conversar.

 

Por onde começar

Como disse anteriormente, tudo começa com uma conversa. 

 

Dedique um tempo da sua agenda para conhecer aquela pessoa que está chegando, de maneira informal. Utilize esse momento para se apresentar e dividir com ela como foi o seu processo de onboarding e como você estava se sentindo nos primeiros dias que chegou nessa equipe. Conte se você teve medo, se ocorreu algum fato engraçado — geralmente dividir que cometeu alguma gafe ajuda a quebrar o gelo —, qual parte do sistema você tinha maior receio etc. 

 

Aproveite para perguntar e compreender a forma de aprendizado dessa pessoa. Alguns indivíduos aprendem melhor lendo, outros assistindo vídeos ou colocando a mão na massa. Esse também é um bom momento para descobrir quais as fortalezas dessa pessoa, quais as suas dificuldades e quais os seus atuais objetivos de aprendizado. 

 

Sabendo disso, é possível encontrar espaço na equipe para que a pessoa possa explorar suas potencialidades e também compreender onde ela precisará de maior apoio. Assim, você poderá auxiliá-la a ter um foco maior e deixará nítido que ela sempre terá suporte. 

 

Designe uma pessoa como responsável 

Sabe aquela situação em que todo mundo é responsável por tudo e aí acaba que ninguém é responsável por nada? Não podemos deixar que isso aconteça no onboarding.

 

Por isso, é interessante que alguém seja “responsável” pelo membro novo da equipe. Responsável no sentido de apoiar a integração dessa pessoa, apresentando as ferramentas, guiando o aprendizado e sendo suporte e ponto focal para quaisquer dúvidas que ela tenha ao longo do caminho. As nomenclaturas variam, mas você pode chamar esse membro da equipe de “sponsor”, “buddy” ou mentor. Também é ideal que ele seja o responsável por marcar e agendar as sessões ou reuniões de onboarding. 

 

Vale lembrar que, embora tenha uma pessoa sponsor, cada membro da equipe tem suas responsabilidades de acordo com o seu papel no processo de onboarding.

 

Compartilhe conhecimento da stack e conteúdos essenciais

Nos primeiros dias, marque sessões de onboarding que passe por todos os papéis do time. É importante que existam conversas com a área de Análise de Qualidade (QA) para entender as estratégias de testes, por exemplo, e com a de Negócios para compreender o ecossistema e quais os problemas a serem resolvidos.

 

Separe um momento para explicar os processos que a equipe possui (retrospectiva, daily, processo de refinamento etc) e como eles funcionam. Além dessas sessões, disponibilize materiais para que a pessoa novata possa ler e pontos focais para que tire suas dúvidas, pois a sessão pode não cobrir todas as perguntas que ela tenha.

 

Outra questão para se atentar é que muitos times acabam não apresentando o plano de resposta a incidentes, mas é importante que essa nova pessoa saiba sobre ele o mais breve possível. 

 

Defina uma agenda

Estruture o onboarding por dia, semana e mês, e dê visibilidade, ao novo membro, sobre o que vai acontecer ao longo desse período e o que é esperado dele em termos de resultado nesse primeiro mês. Apesar de falar em um mês de onboarding, esse tempo pode variar a depender do tamanho do ecossistema da equipe. 

 

A seguir, detalho um exemplo de programação para o onboarding.

 

Primeiro dia:

– Dê os acessos necessários, começando pelos materiais de onboarding.

– Adicione a nova pessoa às reuniões necessárias.

– Tente não sobrecarregá-la com muitas reuniões e conversas. 

– Designe uma pessoa sponsor ou buddy.

 

Primeira semana:

– Depois que a adrenalina do primeiro dia diminuir, você pode começar a compartilhar detalhes específicos sobre a empresa e os produtos que a pessoa terá que acompanhar enquanto faz seu trabalho.

– Fique de olho para garantir que a pessoa novata já tenha feito, ao longo desse período, 1:1s (one-on-ones ou conversas individuais) com as demais pessoas do time.

– Marque uma conversa no final da semana para compreender se o processo de onboarding está funcionando.

 

Primeiro mês: 

– Atribua à pessoa projetos pequenos e gerenciáveis para fazê-la se sentir confortável e bem-sucedida – de preferência, dê atividades que sejam realizadas em conjunto com alguém na forma de pareamento. 

– Conforme as semanas forem passando, aumente o escopo e a importância de seus projetos, levando-a a se comprometer.

– Mantenha conversas frequentes para validar todo o processo.

 

Por fim, minha dica de ouro: o onboarding tem que ser um processo focado na pessoa e no aprendizado dela, então tenha empatia e respeito no momento de montar esse processo.

 

Saiba mais

– Onboarding: criação em 5 passos [Guia completo + vídeo]

– A importância do onboarding na atração e na retenção de talentos

– Processo de Onboarding: o que é e como fazer [Guia completo PDF]

– Onboarding de colaboradores em tecnologia

 

 

Este conteúdo faz parte da PrograMaria Sprint Tech Leads.

 

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