Confira dicas para envolver os times nos encontros de modelos ágeis realizados de forma remota

A interação e integração das equipes tornou-se uma das principais preocupações das empresas que adotaram o home office como modelo de trabalho durante a pandemia de Covid-19. Afinal, o contato próximo e acessível com as pessoas é algo fundamental para uma comunicação mais assertiva e maior imersão nos planejamentos, informações e objetivos de negócio. Conseguir obter o mesmo resultado no trabalho remoto se mostrou um desafio. Era hora de inovar e aprimorar os encontros dos times que trabalham em modelos ágeis: as cerimônias.

Os grandes desafios do trabalho remoto

Câmera desligada, horários alternativos, falta de comunicação. Esses são alguns dos obstáculos encontrados no home office. E diante deles, surgem as perguntas: como estimular a presença e o envolvimento durante as cerimônias? Como conseguir a atenção, competindo com tantos outros estímulos dos ambientes em que se encontram – sejam suas casas, coworkings, entre outros?

Fato é que não existe uma fórmula mágica, mas o que tem funcionado bastante é conhecer as pessoas mais profundamente. Já que estamos “dentro” de suas residências e rotinas pessoais, por que não aproveitarmos isso da melhor forma? Obviamente que, se feito com respeito e responsabilidade, este envolvimento pode gerar mais empatia, senso de pertencimento e, consequentemente, melhores resultados. Uma vez se sentindo verdadeiramente representadas e entendidas, as pessoas tendem a “vestir a camisa” do seu time com mais facilidade.

Conhecendo seus gostos, seus desejos e até seus medos, é possível criar cada vez mais momentos exclusivos e experiências marcantes para as pessoas que estão dividindo seu dia a dia com o trabalho, servindo não apenas como cerimônias de trabalho, mas, também, como encontros de reflexão e desenvolvimento pessoal.

Outro fator importante e que tem funcionado bastante, por mais óbvio que pareça, é o do exemplo. Sabe aquilo que te incomoda mais no comportamento do time? Faça o oposto! Quer que o time participe das reuniões com câmera ligada? Então ligue sempre a sua! Quer que as pessoas se envolvam verdadeiramente nos assuntos discutidos? Então, participe sempre e provoque debates durante esses momentos.

Servindo de exemplo, você instiga o comportamento e a lógica de “se essa pessoa faz dessa forma, provavelmente existe uma razão”, e naturalmente isso se replicará. Caso ainda não seja o suficiente, exponha o propósito e a necessidade. Pessoas gostam de argumentos e se motivam por eles. Qual o objetivo da câmera ligada? Qual o objetivo da atenção plena? Qual o objetivo dos horários? O que se ganha com isso?

Práticas que transformam a realidade

Movida pela dificuldade de encontrar referências de dinâmicas remotas, e um tanto quanto pressionada pela transição de carreira que me encontrava, decidi criar e testar modelos próprios de cerimônias ágeis nos times que lidero atualmente.

Muito inspirada nos conceitos de Comunicação Digital, áreas que me formei e me dediquei durante toda a vida profissional, entendi que nem tudo estava perdido. Eu poderia, sim, adaptar conhecimentos e inovar em prol da experiência e do engajamento das pessoas nas reuniões que o framework¹ adotado pedia. E a minha principal ferramenta utilizada para isso foi o storytelling², meu velho e fiel companheiro em tantos trabalhos textuais. Aliado a histórias lúdicas e cenários completamente descolados da realidade e da rotina de trabalho, extrair informações e provocar ações nos times dessa forma pareceu muito mais fácil para mim.

Seja na Daily, na Retrospectiva ou na Planning, contar uma história para as pessoas e envolvê-las na trama pareceu ser uma ótima alternativa para cativar a atenção delas e conduzi-las ao objetivo daquela cerimônia de forma fluida e transparente. Claro que utilizei – e utilizo – esta tática apenas em momentos estratégicos (após uma Sprint mais difícil, quando sinto os times mais desmotivados e/ou desconectados com o propósito etc.), senão banalizaria todo o encanto e o impacto que isso gera.

Minha primeira cerimônia

Além de amar contar histórias e envolver as pessoas em narrativas, trabalhar na Globo é uma inspiração a mais. Quer lugar melhor para contar histórias do que nesta empresa?! Sendo assim, para o meu primeiro Team Building – antes mesmo de virar Agilista –, criei uma dinâmica chamada “Fontes dos Desejos”. 

Através de uma narrativa lúdica, com ambientação de fantasias e contos, a dinâmica consiste em coletar informações dos principais pilares da área para o desenvolvimento das equipes e pessoas: novas oportunidades (sistemas, ferramentas, condutas etc.), iniciativas (eventos, workshops, treinamentos etc.), formas de reconhecimento, desafios e soluções.

Cada um desses pilares corresponde a uma “fonte mágica” diferente, em que as pessoas devem “jogar uma moeda” com seus desejos, de acordo com o que é pedido. 

Esta dinâmica foi aplicada em toda a área de Produção de Estúdios da Globo, na semana anterior ao planejamento do quartil, e gerou insumos detalhados para a gerência e coordenação sobre as expectativas e visões das equipes para com a área. A partir de então, ao longo dos três meses seguintes, gerentes, coordenadores e líderes puderam atuar e investir em seus times de forma mais assertiva, gerando maior satisfação e melhores resultados.

Hoje a “Fontes dos Desejos”, pelas palavras dos que já participaram da dinâmica, tornou-se um marco na área, uma passagem de um ciclo para o outro, ocorrendo sempre entre quartis. Com o envolvimento das histórias contadas e da ambientação criada, o engajamento é tanto que a cerimônia tomou uma proporção quase que espiritual para os times, sendo um momento de desconexão do que passou e de reconexão com os novos objetivos e propósitos da empresa.

Tudo pode (e deve) ser aproveitado

Já dizia a Lei de Lavoisier³: “Na natureza, nada se cria, nada se perde, tudo se transforma”. Seja esta natureza qual for – principalmente, seu ambiente de trabalho –, explore o que está à sua disposição: as pessoas dos seus times e seus gostos, a criatividade, as limitações da rotina remota atual, as regras e objetivos de cada reunião… Junte-as e crie formas espontâneas e únicas de engajar, de desenvolver, de coletar informações e montar planos de ação.

Saia do padrão, utilize o que seus times já gostam e se conectam para trazer qualidade às cerimônias ágeis e quebrar os desafios da distância física que o home office nos condiciona. 

Garanto que, com essa aproximação e envolvimento, demonstrando interesse pelo que o time tem a dizer, as barreiras do remoto serão consideravelmente quebradas e, consequentemente, as cerimônias ágeis ressignificadas e muito aguardadas pelas pessoas.

Espero que estas dicas e experiências, além das minhas dificuldades encaradas no home office e do método que criei para aproximar os times, ajudem você a transformar as cerimônias ágeis em encontros menos engessados e mais produtivos.

¹ Framework, neste contexto do artigo, refere-se ao conjunto de fluxos de trabalho e padrões de organização adotados pela empresa, de modo a disseminar práticas ágeis no desenvolvimento de soluções e de equipes. Alguns exemplos de mercado são o Scrum e o SAFe.

² Storytelling é a técnica de contar histórias e transmitir informações seguindo a estrutura de um enredo elaborado, com narrativa envolvente e recursos além dos textuais, caso necessário.

³ Conceito aplicado à Lei da Conservação das Massas, criada por Mikhail Lomonosov e consagrada pelo químico Antoine Lavoisier, homenageado com o nome mais conhecido desta lei (Lei de Lavoisier), que afirma que, em um sistema fechado, nenhuma matéria é desperdiçada, mas sim aproveitada e transformada. Fonte: Wikipédia.

Este conteúdo faz parte da PrograMaria Sprint Cases de Inovação e Tecnologia da Globo.

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